Wat komt eerst: bv oprichten of huurcontract ondertekenen?

Nieuws overzicht

Eerst de BV oprichten of huurcontract ondertekenen ; de kip en het ei-probleem

Bij oprichting van de B.V. is de notaris belast met het controleren van het inschrijfadres van de vennootschap. Maar op dat moment is B.V. nog niet opgericht en kan dus nog geen huurcontract ondertekend ondertekenen? Wat moet u dan eerst doen: de B.V. oprichten of een huurcontract ondertekenen? Hoe gaat de praktijk met dit kip en ei probleem om?

Inschrijving onderneming

De Kamer van koophandel draagt normaliter zorg voor de inschrijving van nieuwe ondernemingen. De ondernemer moet zich melden op het lokale kantoor voor de identiteitscontrole, het aanleveren van de ondernemingsgegevens en geeft het vestigingsadres op van de onderneming. Deze procedure geldt voor de inschrijving van de VOF en eenmanszaak, maar voor de B.V. geldt een afwijkende procedure.

De notaris zorgt bij de oprichting van de B.V. voor de identiteitscontrole en inschrijving van de vennootschap in het handelsregister. De ondernemer hoeft dus zelf niet meer langs de KvK. De notaris moet ook controleren of het adres waarop de oprichter aangeeft de B.V. te willen zetelen inderdaad ook het toekomstig vestigingsadres is. Hiermee voorkomt de KvK en de notaris dat vennootschap ingeschreven worden op spookadressen. Deze controle kan uitgevoerd worden door een huurcontract op te vragen als bewijs van de inschrijving. Maar dat betekent dat de bestuurder(s) namens de B.V. i.o. al een huurcontract hebben moeten tekenen, en dat kan toch helemaal niet?

Onderneming in oprichting

Het is tegenwoordig zeer ongebruikelijk een B.V. i.o. status te verkrijgen. Een dergelijke status wordt verkregen door afgifte van een verklaring van de notaris dat hij of zij zich ontfermt over het opstellen van de statuten en de oprichters bezig zijn met handeling omtrent de oprichting. Met de verklaring kan de oprichter de onderneming inschrijven in het KvK als ‘in oprichting’. Door afschaffing van het minimum stortingkapitaal (wat de notaris vroeger moest controleren middels een bankverklaring) en modernisering van de inschrijvingsprocedures zijn onderneming sneller ingeschreven in het KvK als ‘opgericht’ in plaats van ‘in oprichting. Waar zou je dat nog doen?

Ondanks de officiële ‘in oprichtings’-fase is afgeschaft kunnen toekomstig bestuurders de vennootschap al wel vertegenwoordigen, mits deze handeling na oprichting van de B.V. officieel bekrachtigd worden. Dit kan alleen als deze vertegenwoordigingshandelingen binnen de doelomschrijving van de vennootschap vallen. Als de handelingen niet bekrachtigd worden of buiten de bevoegdheid vallen bindt de bestuurder zichzelf in plaats van vennootschap en dit kan verstrekkende gevolgen hebben binnen de privé-sfeer van de ondernemer. Het is daarom zeer af te raden overeenkomsten aan te gaan vóór oprichting van de B.V.

Tijdelijke kantoorruimte

Als de ondernemer het definitieve huurcontract nog niet tekent voor oprichting van de B.V. kan hij of zij tijdelijk een ander adres gebruiken. Dit kan een privé adres zijn of een tijdelijk contract bij een bedrijf dat kleine en / of tijdelijke kantoorruimtes verhuurd. Als de B.V. is opgericht en ingeschreven in het handelsregister kan de bestuurder de B.V. vertegenwoordigen en het huurcontract ondertekenen. Het adres kan eenvoudig en zonder kosten aangepast worden in het handelsregister. Dit gaat door het versturen van een wijzigingsformulier welke te downloaden is op de website van de Kamer van Koophandel. Het privé adres blijft echter wel zichtbaar in de oprichtingsakte en volledige bedrijfshistorie van de onderneming in het handelsregister.

Onorthodox

De meeste notarissen zijn zich bewust van dit ‘kip en het EI’ probleem. Vandaar dat in de meeste gevallen alleen een ongetekende versie van het huurcontract wordt verlangd. De notaris vertrouwd er in dat geval op dat de bestuurder na oprichting het contract zal ondertekenen. Als de Kamer van Koophandel na inschrijving toch vraagtekens heeft bij het inschrijvingsadres kan zij inschrijving weigeren totdat de notaris een kopie van het huurcontract heeft opgestuurd.

Het tekenen van een huurcontract is dus voornamelijk een theoretisch probleem en levert in de praktijk geen problemen op, echter is de onzekerheid en de extra handelingen die van de oprichter c.q. bestuurder worden verlangd verre van ideaal.