Wanneer jaarrekening opstellen en deponeren?

/ Uw BV oprichten met unieke service

Voor veel startende ondernemers is het bijhouden van de financiële administratie een doorn in het oog. Toch is de administratie een belangrijk fundament voor onder andere de jaarrekening, nog een onderwerp dat door veel ondernemers als iets ingewikkelds wordt gezien. Om een deel van deze complexiteit van u weg te nemen, wordt in dit artikel een aantal veel voorkomende vragen omtrent de jaarrekening beantwoord.

Ben ik verplicht om een jaarrekening te deponeren?

Of u verplicht bent om een jaarrekening te deponeren is afhankelijk van uw ondernemingsvorm. De volgende ondernemingsvormen zijn verplicht om een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel:

  • BV’s
  • NV’s
  • Coöperaties
  • vof’s en cv’s
  • Verenigingen en stichtingen
  • Buitenlandse rechtspersonen met vestigingen in Nederland
  • Ondernemingen die onder de Wet Formeel Buitenlandse Vennootschap vallen
  • Organisaties in specifieke branches, bijvoorbeeld woningcorporaties en pensioenfondsen
  • Wanneer ben ik niet verplicht om een jaarrekening te deponeren?

    De eenmanszaak is niet verlicht om een jaarrekening te deponeren. Dit betekent echter niet dat het altijd verstandig is om geen jaarrekening op te stellen. Kredietverstrekkers kunnen bijvoorbeeld uw jaarrekening opvragen om de financiële positie van uw eenmanszaak te beoordelen alvorens tot het besluit over te gaan om wel of geen krediet te verstrekken.

    Wat is een jaarrekening?

    In het kort is de jaarrekening de financiële verantwoording van een onderneming over een bepaald boekjaar. De jaarrekening bestaat uit drie onderdelen:

  • balans
  • winst- en verliesrekening
  • toelichting

  • Micro- en kleine ondernemingen zijn vrijgesteld van het publiceren van de winst- en verliesrekening en kunnen derhalve volstaan met een beperkte of verkorte balans en een beperkte toelichting.

    Balans

    De balans geeft de financiële positie van de onderneming per balansdatum, meestal 31 december en is derhalve altijd een momentopname. In de balans zijn alle bezittingen (activa) en schulden (passiva) van de onderneming vermeld. Tevens wordt de balans van het vorige boekjaar ter referentie opgenomen naast de balans van het huidige boekjaar.

    Winst en verliesrekening

    De winst- en verliesrekening geeft een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van de onderneming gedurende het betreffende boekjaar.

    Toelichting

    Het is wettelijk vastgesteld wat een onderneming in de toelichting bij de jaarrekening moet vermelden. Micro-ondernemingen hoeven niet meer te publiceren dan een beperkte balans waar kleine rechtspersonen ook de gehanteerde grondslagen dienen te vermelden.

    Moet ik mijn jaarrekening door een accountant laten controleren?

    Sommige organisaties die verplicht zijn om hun jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel, zijn eveneens verplicht om hun jaarrekening door een externe accountant te laten controleren. U bent wettelijk verplicht om uw jaarrekening te laten controleren wanneer u in twee opeenvolgende jaren aan de volgende criteria voldoet:

  • Het balanstotaal bedraagt meer dan € 6.000.000;
  • De netto-omzet bedraagt meer dan € 12.000.000;
  • Het gemiddeld aantal werknemers bedraagt meer dan 50

  • Anderzijds vervalt deze verplichting wanneer u in twee opeenvolgende jaren niet meer aan deze criteria voldoet. Een startende onderneming zal dus niet snel controleplichtig zijn, maar wanneer de onderneming groeit is het belangrijk om deze grenzen in te gaten te houden en tijdig een externe accountant in te schakelen.

    Wanneer moet de jaarrekening uiterlijk zijn gedeponeerd?

    De jaarrekening moet uiterlijk vijf maanden na afloop van het boekjaar (loopt meestal gelijk aan het kalenderjaar) zijn opgemaakt en worden voorgelegd aan de aandeelhouders. De aandeelhouders stellen (vaak tijdens de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AvA)) de jaarrekening vast. Hieraan is een termijn van uiterlijk twee maanden verbonden. Vervolgens dient de jaarrekening uiterlijk acht dagen na vaststelling door de AvA te zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.

    Hoe moet ik de jaarrekening deponeren?

    Waar het voorheen nog mogelijk was om de jaarrekening per post op te sturen naar de Kamer van Koophandel, is het sinds 1 januari 2016 alleen nog maar mogelijk om uw jaarrekening digitaal te deponeren. Dit kunt u doen via de website van de Kamer van Koophandel.