Wanneer u overweegt een webshop te starten, dan moet u er rekening mee houden dat een webshop wordt gezien als volwaardige onderneming. Daarnaast zijn er op een webshop nog aanvullende regels van toepassing. In dit artikel zullen wij een aantal praktische (juridische) stappen bespreken die u moet zetten om een webshop te starten. In dit artikel gaan wij niet op de ICT gerelateerde zaken.
1. Welke rechtsvorm moet je kiezen voor een webshop?
Als u een webshop gaat starten, dan is het noodzakelijk een keuze te maken in de verschillende rechtsvormen. Als u alleen gaat ondernemen, dan heeft u de keuze tussen een eenmanszaak en BV. Belangrijke factoren voor uw keuze zijn: fiscaliteit, uitsluiten van (persoonlijke) risico’s, overdracht van onderneming en uitstraling. Lees hier meer over uw keuze tussen een eenmanszaak of BV.
2. Domeinnaamregistratie en handelsnaam
Wanneer u een webshop gaat starten moet u een domeinnaam hebben (uw internetadres). U vraagt deze aan bij een ‘registrar’. Deze tussenpersoon dient voor u een registratieaanvraag in bij de organisatie die de domeinnamen beheert. U moet goed nadenken over uw domeinnaam en extensie. Lees hier meer over domeinnaam registratie.
Tip: Als u uw website organisch beter vindbaar wilt maken in de zoekresultaten van zoekmachines, dan kan het verstandig zijn om kernwoorden te verwerken in uw websitenaam of te gebruiken in uw website-titel (H1-titel). Voorbeeld: U wilt boxershorts gaan verkopen, dan is ‘boxerwarenhuis’ of ‘onderbroekenshop’ misschien een slimme handelsnaam en websitenaam. Voor advies hierover kunt u terecht bij een SEO-expert of internetbureau. Op bijvoorbeeld de website webwinkelsucces.nl kunt u veel informatie vinden op het starten van een webshop.
3. Inschrijven Handelsregister & Gemeente
In Nederland moet iedere startende ondernemer zijn onderneming officieel inschrijven in de Kamer van Koophandel (KvK) en Handelsregister. Dat geldt dus ook voor webshopeigenaars. U hoeft uzelf dan niet meer apart aan te melden bij de Belastingdienst, omdat de KvK deze gegevens automatisch voor u doorgeeft. Wanneer u de webwinkel vanuit uw eigen huis wilt gaan runnen, dan moet u controleren of dit past in het bestemmingsplan en uw gemeente hiervan op de hoogte stellen. Hier kun je inschrijven..
4. Auteursrechten
Als u content wilt plaatsen op uw website, dan is dat alleen toegestaan indien u in het bezit bent van de auteursrechten van deze materialen of (schriftelijke) toestemming heeft van de rechtmatige eigenaar. Het gaat dan bijvoorbeeld om de teksten, video’s, software of foto’s die op uw website zijn geplaatst. Lees hier meer over auteursrecht.
De algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar zeer aan te raden om de aansprakelijkheid van de onderneming te beperken.
5. Algemene voorwaarden
De algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar vanuit juridisch oogpunt, zeer aan te raden. In de algemene voorwaarden legt u de regels vast die van toepassing worden verklaard op de overeenkomst tussen uw onderneming en de klant. U kunt voorwaarden opnemen over de (wijze van) betaling, levertijd, garantie en eventuele geschillen. Hierover kan naderhand geen onduidelijk meer ontstaan.
Geldigheid
Officieel zijn algemene voorwaarden pas geldig als de consument duidelijk heeft aangeven dat hij/zij deze gelezen en accepteert heeft. Dit noemt men het “ter hand stellen” van de algemene voorwaarden. Lees hier meer over algemene voorwaarden.
Let op bindend recht: U kunt in uw voorwaarden niet afwijken van bindend recht. Voorbeelden van bindend recht zijn de regels van ‘koop op afstand’.
6. Bedrijfsidentiteit op uw website
Uw website moet volledige duidelijkheid geven over de identiteit van uw bedrijf. Naast uw adresgegevens vermeldt u uw KvK-nummer en btw-nummer. Ook moet u uw klanten informeren over de prijs, kenmerken van het product, betalingswijze en levering, maar ook over het eventueel gebruik van cookies.
Privacy: vraag minder gegevens van uw klanten en verwijder ze na gebruik.
7. Beveilig de persoonsgegevens van uw klanten
U moet zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw klanten. Persoonsgegevens van uw klanten moet u onder andere beveiligen tegen verlies of diefstal. Wat moet u doen als webshophouder om de gegevens van uw klanten voldoende te beschermen?
Niet meer gegevens dan nodig
U moet niet meer gegevens van de klanten opvragen dan noodzakelijk is voor het doel, zoals het leveren van het product en het opstellen van factuur. Daarnaast mogen deze gegevens niet onnodig lang worden bewaard. Dit beperkt de schade bij een eventueel data-lek of inbreuk.
Toegang tot gegevens beperken
Binnen de organisatie moeten er ook maatregelen treffen, zoals het beperken van de toegangsmogelijkheden tot bepaalde gegevens. Het beperken van toegang beperkt tevens de kans op misbruik.
Moderne beveiligingstechnieken
Het CPB verlangt van bedrijven dat zij gebruikmaken van moderne beveiligingstechnieken om de persoonsgegevens van haar klanten te beschermen. Dit voorkomt dat hackers eenvoudig toegang krijgen tot de data van de onderneming.
8. Verzekering
Hieronder geven wij een overzicht van de kernverzekeringen voor webshop-eigenaren:
- Aansprakelijkheidsverzekering
De aansprakelijkheidsverzekering dekt de financiële gevolgen van schade die door u of uw werknemers worden aangericht aan personen en/of zaken van derden of levering van een gebrekkig product.
- Productaansprakelijkheidsverzekering
Als u zelf de producent bent van goederen of producten, dan kan het verstandig zijn om na te vragen of de negatieve gevolgen van een gebrekkig product onder uw aansprakelijkheidsverzekering valt of dat hiervoor een aanvullende productaansprakelijkheidsverzekering voor afgesloten moet worden.
Lees hier mee over zakelijke verzekeringen.
9. De boekhouding van uw webshop
Voor een webshop moet u ook een administratie bijhouden. Hierbij moet u denken aan de inkoop- en verkoopfacturen, orderbonnen, verwerkte bestellingen en niet betaalde orders. Deze moet u deugdelijk bewaren voor aangifte(n) omzetbelasting, inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Enkele voorbeelden van boekhoudsoftware zijn bijvoorbeeld deze goede programma’s:
1.) e-Boekhouden.nl 2.) ExactOnline 3.) Kleisteen 4.) Twinfield
10. Koop op afstand
Wanneer de consument iets koopt via uw webshop, dan is er sprake van koop op afstand. Wettelijk heeft de klant dan recht om het product binnen 14 dagen na ontvangst van te retourneren. Wanneer de verkopende partij u onvoldoende informeert over deze bedenktijd, dan kan deze met 12 maanden verlengd worden.
Informeer u klanten dus altijd over dit recht, ook al lijkt dit in eerste instantie tegenstrijdig. Als consumenten het product terugsturen, dan komen de verzendkosten voor rekening van de consument, tenzij u de consument hier onvoldoende over heeft geïnformeerd. Extra waakzaamheid is geboden indien u een landelijke actie verzorgd of een samenwerking aangaat met een derde partij die de informatie verplichting op zich neemt. De kosten van retourzendingen kunnen dan snel oplopen.
