Kantoorruimte huren als ondernemer, waar moet je op letten?

Nieuws overzicht

Het huren van een bedrijfsruimte is een belangrijk onderdeel van het kunnen uitoefenen van de bedrijfswerkzaamheden. Alleen voor ondernemers die een webshop hebben of een kantoor aan huis krijgen hier niet mee te maken. Waar moet je op letten bij het huren van een bedrijfsruimte? In dit artikel leest u 5 tips die u moet lezen voordat u namens de onderneming de overeenkomst ondertekend. De wet maakt onderscheid tussen verschillende soorten huurovereenkomsten:

  • Woonruimte
  • Middenstandsbedrijfsruimtes: bijvoorbeeld winkels, horeca en kampeerbedrijven
  • Overige bedrijfsruimtes: bijvoorbeeld banken, kantoren en fabrieken
  • Contactsvrijheid in het huurcontract

    In dit artikel wordt uitsluitend ingegaan op het huren van een bedrijfsruimte. De bepalingen in de huurwet die van toepassing zijn op bedrijfsruimtes geven huurder en verhuurder voldoende ruimte om over veel dingen zelf te beslissen (contractsvrijheid). Deze ruimte geeft de huurder de mogelijkheid te onderhandelen over de verschillende factoren die van invloed zijn op huurovereenkomst. Hieronder een korte opsomming van deze punten:
  • Huurprijs
  • Een huurder hoeft dus niet akkoord te gaan met de voorwaarden die de verhuurder stelt. De huurder zou dus kunnen onderhandelen over verschillende factoren die te maken hebben met het huren van een bedrijfsruimte.

    Factor 1: Huur termijnen bedrijfsruimtes

    De huurder heeft de mogelijkheid om te onderhandelen over de huurtermijn. Bij de start van een onderneming is het handig om de lengte van huurtermijnen niet voor langere tijd wordt getekend. Is er geen termijn afgesproken in het contract dan gebeurt er wat In de wet staat: Als er een huurovereenkomst wordt getekend voor een bedrijfsruimte deze in principe voor vijf jaar getekend is en wordt daarna nog automatisch met vijf jaar verlengt. Het is nogmaals geen dwingend recht dus daar mag van afgeweken worden als huurder en verhuurder beide daarmee akkoord gaan.

    Bij de start van een onderneming is het handig om geen lange huurtermijnen af te sluiten. U wilt groeien als ondernemer en als u dan vijf jaar vast zit aan een bedrijfsruimte zou dat de groei van een onderneming kunnen belemmeren. Probeer goed te onderhandelen over huurtermijnen in periodes van ongeveer drie tot zes maanden waardoor u in de groei van uw onderneming niet te lang vastzit aan een bedrijfsruimte.

    Factor 2 Verschillende rechtsvormen en huur overeenkomst

    Heeft de huurder een overeenkomst getekend voor twee jaar en mocht zo zijn de overeenkomst pas één jaar is verstreken. Is er in deze periode een faillissement aanstaande en kunt u het niet meer opbrengen om de huur af te betalen. Lijdt dat tot wanbetaling wat doorloopt tot wanprestatie en uiteindelijk lijdt toch schade vergoeding. De verhuurder mag dan het overige bedrag van alle huurtermijnen in één keer opeisen en mocht de huurder privé aansprakelijk dan kan dat flinke schulden veroorzaken. Het is voor de privé aansprakelijkheid van de huurder belangrijk dat de huurder niet te lange termijn laat opnemen in een huurovereenkomst. Een periode van 3 tot 6 maanden is voldoende. Dat is voor een EZ of VOF handig, omdat deze het prive vermogen van de huurder niet dekt. Let bij een B.V. wel op dat u een huur overeenkomst laat tekenen in naam van de B.V. en niet in naam van de DGA. Als er vanuit de BV een huur overeenkomst getekend is, dan is de B.V. aansprakelijk en kan de verhuurder niet privé beslag leggen op het vermogen van de huurder. Mocht dat toch zijn gebeurd kan de verhuurder alsnog beslag leggen op het privé vermogen van de huurder.

    Als de overeenkomst vanuit de B.V. getekend is hebben de verhuurders vaak toch nog een andere manier om aan hun geld te komen en dat is door middel van een borgstelling in de overeenkomst op te nemen. Dan moet de huurder vooraf een bepaald bedrag aan de verhuurder betalen en mocht er geen contractbreuk zijn aan het einde van de overeenkomst dan krijgt de huurder zijn borg terug.

    Factor 3 Onderverhuren

    Heeft de huurder een extra ruimte in het pand en dat niet gebruikt wordt dan heeft de huurder de mogelijkheid om deze te onderverhuren. In de wet staat dat een huurder een gedeelte of geheel van het pand mag onderverhuren, tenzij de huurder kan aannemen dat de verhuurder niet duidelijk heeft laten weten of laten opnemen in de huurovereenkomst dat het onderverhuren van een deel pand niet toegestaan is. Stel dat uw onderneming om wat voor een reden dan ook minder goed loopt of u gebruikt een deel van het pand niet. Dan is onderverhuren van een gedeelte pand een goede optie om meer geld binnen te halen voor uw onderneming.

    Factor 4 Huurprijs

    Voordat u akkoord gaat met de huurprijs die de verhuurder vraagt voor het pand is het handig om in de buurt panden te vergelijken die overeenkomen met het pand dat u wilt huren. Dan kunt u de huur prijzen van verschillende panden vergelijken en kijken of de verhuurder ongeveer de dezelfde prijs aanhoudt als vergelijkbare panden.

    Er zijn mogelijkheden om over de huurprijs te onderhandelen over de huurprijs zelf, maar ook de termijnen van betalingen. Indien het voor u mogelijk is hebben wij een tip: Stel dat in de overeenkomst een termijn van 3 tot 6 maanden of 1 jaar staat dan is het redelijk om de huur vooraf in één keer te betalen. Mocht de huurder financieel in problemen komen dan hoeft hij in ieder geval geen rekening te houden met de huur en mag hij in het pand blijven tot de huurovereenkomst is afgelopen. De huurder zou ook kunnen onderhandelen over korting als het bedrag in één keer wordt afbetaald, want dat geeft voor de verhuurder ook zekerheid dus een kans dat hij dat accepteert bestaat. Bijvoorbeeld zou de huurder kunnen onderhandelen om één maand korting te krijgen als het bedrag in één keer wordt overgemaakt.

    Factor 5 Opleveringsniveau

    Het pand dat u wilt huren wordt op een bepaalde manier aan u opgeleverd, maar u bent niet tevreden met de indeling van het pand of u wilt de lampen die er hangen vervangen hebben? U hoeft daar als ondernemer niet altijd mee akkoord te gaan. De verhuurder is hier niet in verplicht, tenzij het pand niet goed onderhouden is. Past de oplevering van het pand goed bij de prijs die u ervoor gaat betalen.